定型業務の自動化、5万円と30万円を分けた「週に何回」という質問

先日、名古屋市中川区の卸売業の方から「毎日の受発注データをExcelに手入力していて、これをなんとか自動化したい。ネットで調べたらRPAツール（決まった操作を自動で繰り返してくれるソフト）が良さそうだけど、エンジニアに頼んだ方がいいのか分からない」というご相談をいただきました。

最初にいただいた質問は「ツールとエンジニア、どっちが安いですか」というものでした。正直に言うと、私もその場ですぐには答えられませんでした。安いか高いかを比べる前に、聞かなければいけないことがまだ何もそろっていなかったからです。

「安いか高いか」から話を始めると、たいてい遠回りになる

そこで私が最初に聞いたのは、値段のことではなく「その受発注データの入力ルールは、取引先が変わっても毎回同じですか」ということでした。答えは「実は取引先によって、書式も送られてくるタイミングもバラバラです」というものでした。この時点で、既製ツールだけで完結させるのは難しそうだという見立てが、頭の中でほぼ固まりました。

もう一つ聞いたのが「そのデータは、入力した後に他のシステム（会計ソフトや在庫管理など）に流し込む予定がありますか」という点です。この方の場合は「今のところは在庫管理表に手で転記している」とのことだったので、将来的に連携させたいという希望があることも見えてきました。

この2つのやり取りをした時点で、私の中では答えがほぼ出ていました。値段の話は、実はこの後についてくるものなんです。

定型業務自動化、3つの選択肢とだいたいの費用感

相談を受けるときに私が頭の中で整理している3つの選択肢を、表にしておきます。あくまで目安としてご覧ください。

選択肢	向いている業務	費用感の目安	弱点
既製の自動化ツール（ノーコード系）	入力・転記・通知など単純作業	月額数千円〜数万円	複雑な条件分岐に弱い
個人エンジニアへのカスタム開発	取引先ごとの条件分岐や既存システム連携	5万〜30万円程度（規模による）	作る人の技術力に品質が左右される
本格的な業務システム開発	複数部署・複数業務をまとめて自動化	30万〜100万円以上	要件定義に時間がかかる

※「ノーコード系」とは、プログラミングの知識がなくても、画面上の設定だけで動作を組み立てられるタイプのツールを指します。

先ほどの卸売業の方は、取引先ごとにルールが違い、将来的に在庫管理との連携も見据えていたので、真ん中の「個人エンジニアへのカスタム開発」に落ち着きました。実はこの「真ん中」に当てはまる方が、体感としては一番多いです。単純作業でもなければ、全社刷新が必要なほどでもない。既製ツールが苦手とするのがちょうどこの領域で、個人エンジニアに相談が来やすい理由でもあります。

既製ツールで十分だったケース

別の相談で、「決まったフォルダに届いたファイルを、毎回同じ手順で別のシステムにアップロードしたい」というご要望がありました。手順が完全に固定されていたので、これはノーコードツールをそのまま案内して終わりました。ここで無理にシステム開発を勧めることはしません。売上になるからといって、不要なものを勧めるつもりはないからです。

本格的な業務システム開発が必要だったケース

複数の部署にまたがる業務や、今後も機能を追加していく前提のものは、最初から業務システムとして設計した方が結果的に安く済みます。ただし要件定義（何をどこまで自動化するかを最初にすり合わせる工程）に時間がかかるので、急いでいる方には不向きな場合もあります。

自分が使ってみて微妙だったものは、お客様には出しません

私がこれまで作ってきた自動化の仕組み、たとえばnote（ブログのようなプラットフォーム）への自動投稿ツールや、売上を毎日自動で報告してくれるbot（決まった内容を自動でメッセージ送信してくれるプログラム）は、どれも最初はお客様のためではなく、自分がまず「これ、毎日面倒だな」と感じたところから作り始めています。

実は一度、便利機能を盛り込みすぎて、逆にボタンの数が増えて操作が面倒になったツールを作ってしまったことがあります。自分で数日使ってみて「あれ、前より手間が増えてる」と気づき、結局シンプルな形に作り直しました。多機能は正義ではないというのを、恥ずかしながら身をもって学びました。この経験があるので、今は「作ってみて、自分でしばらく使って、本当に楽になったと実感できたものだけをお客様にも提案する」という順番を崩さないようにしています。

「経理を全部自動化してほしい」で、危うくやりすぎるところだった話

以前、ある会社から「経理まわりの作業を全部自動化してほしい」というご相談をいただいたことがあります。最初は要望をそのまま受け取って、それなりに大きめのシステムを組む方向で見積もりを考えかけました。

ただ、実際に日々の作業を画面共有しながら見せていただくと、様子が違いました。「これは毎日やってますか」と聞くと「これは月に1回です」という答えが返ってくる作業がいくつもあったんです。自動化が本当に必要なのはそのうちの一部だけで、残りは頻度が低く、手作業のままでも困らない部分でした。

ここで最初の希望通りに全部作っていたら、ほとんど使わない機能に開発費を払わせてしまうところでした。この経験があってから、私は依頼を受けたときに必ず「その作業、実際に週に何回発生していますか」と具体的な頻度を聞くようにしています。頻度を聞くだけで、既製ツールで足りるのか、カスタム開発が必要なのかがかなりはっきり見えてくるんです。

費用の相場感と、金額に幅が出る理由

単純な作業の自動化なら5万円前後から相談できることが多く、複数の条件分岐や既存システムとの連携が絡む場合は10万〜30万円程度になることが一般的です。全社的な業務システムとして組む場合は30万円を超えることもあります。

金額に幅があるのは、作業の複雑さと、今後どれくらい機能を追加していく前提かによって工数が変わるためです。安さだけで選んでしまうと、後から「これもできますか」という追加依頼のたびに費用が積み上がっていくことになりかねません。

個人エンジニアに頼むのは不安、という声について

「個人に頼んで、途中で連絡が取れなくなったらどうしよう」という不安を持つ方は少なくありません。この不安自体はもっともだと思います。だからこそ私は、公開後3ヶ月はデザインや文言の修正を何度でも無償で対応する体制にしています。実際に使ってみて「思っていたのと違う」という部分が出てくるのは自然なことなので、その前提で安心して依頼していただける形にしています。組織か個人かではなく、作った後にどこまで付き合ってくれるかで選ぶ方が、実際の満足度には直結すると感じています。

結局、何を聞けば答えが見えてくるのか

ここまでご紹介した相談の中で、私が実際に聞いていた質問は結局のところ2つに集約されます。

• その業務の手順は、取引先や部署が変わっても今のまま続きそうか、それとも今後変わっていきそうか
• その作業は、他のシステムやデータと連携する予定があるか

手順が固定されていて連携もないなら既製ツール、どちらか一方でも当てはまるならカスタム開発、という見立てで、これまでの相談はだいたい説明がつきます。きれいな公式のように見えるかもしれませんが、実際は毎回この2つを一問一答で確認しながら、少しずつ答えが固まっていくというのが正直なところです。

まずやってみてほしいこと

相談の前に、今自動化したいと思っている作業を1つだけ選んで、「1回にかかる時間」と「週に何回発生するか」をメモしてみてください。これだけで、その作業に見合う予算感がその場である程度分かります。名古屋市中川区で定型業務の自動化を検討されている方は、そのメモを持って気軽にご相談ください。

よくある質問

Q: 定型業務の自動化はどれくらいの期間で完成しますか？
A: 単純な作業であれば数日〜2週間程度、複数の条件が絡むものは1ヶ月前後を目安に考えていただくと分かりやすいです。要件のすり合わせにかかる時間によっても変わってきます。

Q: 既製ツールと個人依頼、両方組み合わせることはできますか？
A: できます。単純な部分は既製ツールに任せて、複雑な部分だけカスタムで作るという組み合わせは、費用を抑えたい方によくご提案している方法です。

Q: 自動化した後の修正や追加もお願いできますか？
A: 公開後3ヶ月は無償で修正に対応しています。それ以降の追加機能については、内容に応じて別途お見積もりする形になります。

Q: 何を自動化すべきか自分でも分かっていません。相談だけでも大丈夫ですか？
A: 大丈夫です。むしろ最初は「面倒だと感じている作業」を漠然と聞かせていただくところから始めることの方が多いです。話しているうちに、こちらから頻度や連携の有無を質問していくので、ご自身で整理できていなくても問題ありません。

よくある質問

定型業務の自動化はどれくらいの期間で完成しますか？

単純な作業であれば数日〜2週間程度、複数の条件が絡むものは1ヶ月前後が目安です。要件のすり合わせにかかる時間で前後します。

既製ツールと個人依頼、両方組み合わせることはできますか？

可能です。単純な部分は既製ツールに任せ、複雑な部分だけカスタム開発するという組み合わせもよくご提案しています。

自動化した後の修正や追加もお願いできますか？

公開後3ヶ月は無償で修正に対応しています。それ以降の追加機能は、内容に応じて別途お見積もりします。

何を自動化すべきか自分でも分かっていません。相談だけでも大丈夫ですか？

大丈夫です。むしろ最初は「面倒だと感じている作業」を漠然と聞かせていただくところから始めることが多いです。