先日、中川区内の運送業のお客様から「配車管理をExcelで回しているが、そろそろシステム化したい。社内の若手に任せて内製化するか、外に頼むか決めきれない」というご相談をいただきました。話を聞いていくと、実はこの手の相談は年に何度も受けています。内製化と外注、どちらが正解かという話ではなく、自社がどちらに向いているかを見極める視点が抜けているケースがほとんどでした。
この記事では、私が実際の相談の中で確認してきた「内製化に向いている会社」「外注が向いている会社」のチェックリスト全9項目と、現場で見た失敗の記録をまとめます。読み終える頃には、ご自身の会社がどちらに近いか、ある程度判断できるようになっているはずです。
内製化に向いている会社のチェックリスト(5項目)
まず、内製化を検討する前に確認してほしい項目です。ここに複数当てはまるなら、内製化は現実的な選択肢になります。
- 社内にExcelのマクロやGoogle Apps Script(Googleが提供する業務自動化のためのプログラミングツール)を触れる人が最低1人いる
- その担当者が異動・退職した場合の代わりが想定できている
- 作りたいシステムの利用者が社内のみで、外部の取引先は使わない
- 仕様変更が頻繁に発生する見込みで、完成度よりスピードを優先したい
- 作った後、誰も触らなくなっても業務に大きな支障が出ない
最後の項目は意外に思われるかもしれませんが、内製の一番の価値は「小さく作って、ダメならすぐ作り直せること」です。作り込みすぎると、それこそ外注と同じコストがかかってしまいます。
外注が向いている会社のチェックリスト(4項目)
反対に、次のような状況であれば外注を選んだ方がトータルの負担は軽くなります。
- 担当者が1人しかおらず、その人がいなくなると誰も触れない
- 取引先や顧客がシステムを直接利用する(ECサイトの注文管理など)
- 個人情報や決済情報を扱うため、セキュリティ面で専門知識が必要
- 社内の誰かに「片手間で」担当させようとしている、あるいは過去に内製で作ったものが放置され今も動いているか誰も把握していない
特に「片手間で」というのは要注意です。本業がある人にシステム開発を兼務させると、たいてい後回しになり、気づけば1年経っても完成していない、という状況をこれまで何度も見てきました。
内製化した方が安いのか、実際どうなのか
初期費用だけを比較すれば、内製の方が安く見えることが多いです。ただし、担当者の人件費や、作業に取られる時間を含めて考えると、必ずしも安くはありません。私が名古屋で受けた相談の中でも、内製で半年かけて作ったものの、担当者の異動をきっかけに誰も直せなくなり、結局外注に切り替えたというケースがありました。
内製の費用感を判断するときにおすすめしているのが、担当者の時給換算に想定作業時間を掛けてみることです。たとえば月10時間の作業が半年続くと想定するだけでも、思ったより大きな金額になることに気づく方が多いです。ここに「保守のために毎月数時間かかる」ことも加えて考えると、外注との比較がしやすくなります。
このとき学んだのは、内製化を選ぶなら「その人がいなくなった後どうするか」を最初に決めておくべきだということです。ドキュメントを残す、簡単な仕組みにとどめる、あるいは最初から外注前提で仕様だけ社内で決める、といった選択肢があります。
現場で見た、内製化がうまくいかなかったケース
ある会社では、業務効率化のためにと社内の若手社員がAccess(Microsoftが提供するデータベース管理ソフト)でデータベースを組んでいました。最初は良い動きをしていたのですが、その社員が転職したタイミングで、誰も中身を触れなくなってしまったそうです。結局そのシステムは放置され、また元のExcel管理に戻っていました。
これは決して珍しい話ではありません。内製化そのものが悪いわけではなく、「属人化させない工夫」を最初からセットで考えていなかったことが原因だったと思います。だから私は、内製化を勧める場合でも、最低限の仕様書やコメントを残すことをセットでお伝えするようにしています。
「アプリを作りたい」という相談で気づいたこと
内製・外注の判断とは少し違う話ですが、関連する考え方として紹介させてください。お客様から「アプリを作りたい」と相談を受けることがよくあります。よく話を聞くと、実はWebで使えれば十分なケースがほとんどです。アプリ化にはAppleの審査対応や維持費もかかり、負担が大きくなります。必要ないと判断した場合は、正直にその旨をお伝えして止めることにしています。
内製化か外注かも同じで、「システムを作ること」自体が目的になってしまうと、本来必要のない規模のものを作ってしまいがちです。何のために作るのか、誰が使うのかを先に固めることが、内製・外注どちらを選ぶ場合でも一番大事な工程だと感じています。
結局、内製化と外注どちらを選べばいいのか
私がよく提案するのは、「完全内製」でも「完全外注」でもなく、部分的に組み合わせる方法です。たとえば、日々の入力や簡単な自動化(メール送信や日報の自動集計など)は社内で回し、外部との連携やセキュリティが絡む部分だけ外注する、というやり方です。
私自身、note自動投稿ツールや売上自動報告bot(あらかじめ決めた条件で自動的にメッセージを送るプログラム)といった仕組みは、まず自分が使いたいと思って作り、実際に使ってみてから、必要な人に提供するという流れで開発しています。小さく作って試すという発想は、内製化を検討している会社にもそのまま当てはまると思っています。
発注前に確認しておきたいポイントと、外注の相場感
外注を選ぶ場合、制作会社を比較する前に、次の2点だけ整理しておくとやり取りがスムーズになります。
- 「誰が」「何のために」使うシステムなのかを1行で説明できるか
- 公開後、誰がメンテナンスの窓口になるのかが決まっているか
この2つが曖昧なまま見積もりの話に進むと、後から仕様の認識違いが起きやすくなります。
費用感についてよく聞かれるので、私が普段お客様に説明している考え方をお伝えします。配車管理や日報の自動集計といった、社内利用に限定した小規模な業務システムであれば、機能の範囲によって数十万円台から百万円台前半程度、期間は1〜3ヶ月程度で見積もられることが多いという印象です。ここに外部連携や決済処理、セキュリティ要件が加わると、その分だけ工数と金額の幅が上がっていきます。あくまで一般的な傾向ですので、実際の金額は必ず個別の見積もりで確認してください。
私自身、公開から3ヶ月間はデザインや文言の修正を何度でも受け付けるようにしていますが、それでも最初の目的がずれていると修正だけでは追いつかないことがあります。だからこそ、発注前の2点の整理を大事にしています。
まとめ:まずは自社の状況をチェックしてみてください
内製化と外注は、どちらが優れているという話ではなく、社内の体制と作りたいものの規模によって向き不向きが変わります。今日紹介した9項目のうち、ご自身の会社がどちらに多く当てはまるか、一度紙に書き出してみてください。それだけでも、次に何をすべきかがだいぶ見えてくるはずです。
もし内製化を進めた後に外注へ切り替えたい、あるいは最初から一緒に仕様を整理してほしいという場合は、名古屋市中川区を拠点に活動しているエンジニアとして、現状の業務フローをお聞きするところからお手伝いできます。まずは「誰が」「何のために」使うシステムなのかを1行でまとめてみてください。それだけ準備していただければ、最初の打ち合わせがぐっと具体的になります。
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