先日、名古屋市内の方から「毎日の売上集計をExcelで手作業しているのを、なんとか自動化できないか」というご相談をいただいた。実は私自身、似たようなツールを作ったことがある。売上を毎日自動でChatworkに報告するbotだ。まず自分が「これがあったら楽だな」と思って作り、自分で使ってみて、便利だと確信してからお客様に提供する。業務自動化の相談を受けるたびに、この時の感覚を思い出す。
この記事では、名古屋で業務自動化やシステム開発を検討している方が実際に検索しそうな疑問に、5つのQ&A形式で答えていく。一般論ではなく、実際に手を動かしてきた中での判断を書いている。
Q1. 業務自動化システムの開発費用はいくらかかる？
結論から言うと、「何を自動化するか」で数万円から数十万円まで大きく変わる。例えば毎日決まった時間にデータを取得してChatworkやLINEに通知するだけの小さな仕組みと、複数の業務フローをまたいで動く社内システムでは、必要な設計や動作確認の量がまったく違う。
私がよくお客様にお伝えしているのは、「まず一番手間がかかっている一つの作業だけを自動化する」という考え方だ。全業務をまとめて自動化しようとすると要件が膨らみ、費用も期間も読みにくくなる。逆に一つに絞れば、費用感もこちらから明確に提示しやすい。
Q2. 開発期間はどれくらいかかる？
小さな自動化ツールであれば数週間、業務システムとして複数の機能を組み合わせる場合は数ヶ月かかることが多い。これは私の実感でもある。
例えば、noteというブログサービスへの記事投稿を自動化するツールや、先ほど紹介した売上自動報告botのように、機能を一つに絞ったものは短期間で形にできる。一方で、社内の複数部署が関わるようなシステムは、要件を固めるまでのやり取りに時間がかかる。期間を短くしたいなら、最初から機能を欲張らないことが一番効く。
Q3. 最初から大きなシステムを作るべき？それとも小さく始めるべき？
私は基本的に小さく始めることを勧めている。理由は単純で、作ってみないと「本当に使うかどうか」が分からないからだ。
正直に言うと、私自身も思いつきでツールを作ってみて、数日で自分でも使わなくなったものがある。便利そうに見えても、実際の業務の流れに組み込まれなければ結局使われない。この経験があるから、お客様に提案する時も「まず一つの作業だけ自動化して、実際に毎日使ってみてから次を考えましょう」という順番を必ず提案するようにしている。最初から大きく作って、後から「思っていたのと違った」となる方が、修正の手間もコストもかかる。
Q4. アプリとWebシステム、どちらで作るべき？
業務用途であれば、ほとんどの場合Webシステムで十分だというのが私の判断だ。
以前、お客様から「アプリを作りたい」と相談を受けたことがある。よく話を聞くと、社内のスタッフや取引先がブラウザで使えれば事足りるケースだった。アプリにするとApp Storeの審査対応が必要になったり、初期費用も余計にかかったりする。この時は正直に「アプリ化は必要ないと思います」とお伝えして止めた。売上になる話をあえて断ることもあるが、お客様にとって不要なものを勧めるつもりはない。
Q5. 公開後、イメージと違ったらどうなる？
作ってみて初めて「思っていたのと違う」という部分が出てくるのは、システム開発でもホームページ制作でも普通に起こることだと考えている。だからこそ、公開から3ヶ月間は画面の修正や文言の調整を何度でも受け付ける体制にしている。
「一度作ったら終わり」ではなく、実際に日々使ってみて気づいた違和感を、公開後にすり合わせていく前提で進めた方が、結果として使われるシステムになる。
結局、どうやって発注先を選べばいいか
判断軸は2つあると考えている。1つ目は「公開後どこまで付き合ってくれるか」。作って納品して終わりなのか、使ってみた後の修正まで見てくれるのかで、実際に使われるかどうかが大きく変わる。2つ目は「不要な提案を止めてくれるか」。アプリの件のように、こちらの要望をそのまま形にするだけでなく、「本当に必要か」を一緒に考えてくれる相手かどうかを、見積もりの段階の会話で確認してみてほしい。
まずは小さく、1つの作業だけメモしてみる
今すぐできることとして、「毎日・毎週、手作業で繰り返しているのに面倒だと感じている作業」を1つだけ書き出してみてほしい。それが自動化を検討する一番の出発点になる。複数思いつく場合も、まずは1つに絞ってメモしておくと、相談する時の話がスムーズに進む。
名古屋市中川区を拠点に、業務自動化やホームページ制作を個人で行っている。作って終わりにせず、公開後も一緒に育てていく前提で進めているので、思いついた作業のメモを持って、一度相談してみてほしい。
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